7 Estratégias Para Melhorar Sua Gestão de Tempo

A gestão de tempo eficiente é algo muito mais difícil de se alcançar do que parece. Numa época onde temos tantas tarefas para executar, tantas responsabilidades e também tantas distrações, o gerenciamento de tempo pode ser um dos maiores desafios que há.

Isso tudo fica ainda mais difícil nesses tempos de pandemia do COVID-19, onde a maioria das pessoas precisa achar um jeito de trabalhar em home office. Esse é um ambiente onde há mais distrações do que num escritório tradicionais, ainda mais se houver pessoas que moram com você.

É por esse motivo que eu estou escrevendo este artigo nele consta 7 estratégias para melhorar a sua gestão do tempo. São apenas algumas dicas que vão tornar essa tarefa bem mais gerenciável e permitir que você tenha maior produtividade e alcance seus objetivos.

O Que é Gerenciamento de Tempo no Trabalho?

A gestão do tempo no trabalho envolve gerenciar suas tarefas de modo a otimizar a relação entre a quantidade de trabalho que é feita, o esforço necessário para isso e o tempo gasto. Ou seja, ter o melhor resultado possível na menor quantidade de tempo necessária para isso.

O processo também envolve a priorização daquelas tarefas que são mais importantes e a alocação de um tempo para realizá-las. Outro detalhe essencial é garantir que todos os projetos serão entregues no prazo, o que pode resultar numa mudança nas suas prioridades.

Também é importante fazer uma distinção entre uma pessoa que se sente muito ocupada e aquela que é produtiva. Às vezes, uma pessoa com mais tempo livre pode ser mais produtiva do que alguém que está sempre ocupado. Isso é obtido através de uma gestão mais eficiente do tempo.

Por que Isso é importante?

O gerenciamento do seu tempo pode ser benéfico tanto para a sua vida profissional quanto para a pessoal. A começar que você tende a sofrer menos com estresse, pois tem mais tempo para descansar após realizar suas tarefas.

Também são reduzidas drasticamente as chances de você acabar se surpreendendo com prazos apertados. Há ainda o benefício de executar mais tarefas em menos tempo, aumentando sua produtividade.

Tudo isso resulta em uma melhora da sua reputação profissional, já que seus colegas e superiores provavelmente vão notar seus esforços. Para completar, você ainda pode dedicar mais tempo ao que realmente importa para você.

Como administrar o tempo no trabalho?

Como já falamos anteriormente, uma boa gestão de tempo começa com auto-conhecimento. Você precisa saber bem quais são as suas armadilhas. Também é necessário saber o que é mais importante para você ou para seus colegas de trabalho.

Depois disso, você deve compreender que gerenciamento de tempo tem a ver com organização. Portanto, organize suas tarefas e a duração de cada uma delas – isso numa base diária, semanal e até mensal. Adapte a sua agenda conforme novas prioridades forem surgindo e aloque o tempo necessário para completar esses trabalhos.

1. Se Planeje

Faça uma agenda para o seu dia com antecedência, colocando as tarefas mais importantes em destaque e alocando a quantidade de tempo necessária para cada projeto. Lembre-se de focar em uma atividade de cada vez, só iniciando a próxima quando tiver terminado a anterior.

Fique de olho no prazo que você estipulou para aquela tarefa específica e tente evitar ao máximo estourá-lo. Se puder, faça um checklist onde você pode marcar que aquele trabalho foi concluído, o que gera uma maior sensação de satisfação.

De modo geral, o mais importante é manter o pé no chão e só planejar o que você pode cumprir no tempo que você pode cumprir. De nada adianta agendar um dia cheio se for impossível de finalizar todos os projetos, você só irá acabar se frustrando.

2. Escolha Metas

As metas são importantes para se ter um direcionamento e um objetivo para o fim da sua jornada no caso, o seu dia de trabalho. Se você faz parte de uma equipe, é provável que o seu superior já tenha definido metas para você.

Agora, se você está num cargo de chefia ou trabalha como freelancer, é importante definir bem seus objetivos para determinado dia, semana ou trimestre. Metas claras são importantes para manter o foco e não perder de vista o verdadeiro objetivo final daquela atividade.

3. Defina prazos de maneira consciente

Ter prazos é fundamental para saber quando colocar um ponto final no seu projeto para que ele finalmente seja entregue. Dependendo a forma como é o seu trabalho, é possível que sempre vá haver algo que pode ser melhorado ou modificado especialmente se for uma atividade mais criativa.

Portanto, é muito importante saber a hora de parar e dar uma pausa para descansar naquela atividade para que ela seja entregue. Para isso, você precisa se conhecer bem e saber bastante do seu trabalho. Só assim é possível saber quanto tempo é preciso dedicar para conseguir entregar um projeto ou algum freela dentro do prazo.

4. Delimite Suas Prioridades

Parece algo básico, mas que na prática muita gente acaba esquecendo. Faça as tarefas mais importantes primeiro. Acima disso, dê prioridade maior ao que é mais urgente. Geralmente, o projeto que possui um prazo mais próximo é aquele no qual você deve trabalhar.

Afinal, tarefas não importantes podem acabar consumindo até mais tempo do que aquelas que não realmente importantes. Por isso, faça primeiro aquelas que são mais relevantes para você ou a sua empresa se ainda o prazo delas acaba naquele dia.

5. Faça Pausas

É inevitável que, em algum momento, você irá atingir bloqueios. Estudos apontam que o limiar de atenção de um adulto ocidental dura entre 10 e 20 minutos.

Isso significa que, você terá que fazer várias pausas durante a sua jornada de trabalho de 6 horas ou 8 horas. O recomendado que você pare pelo menos 10 minutos a cada 1 hora trabalhada para recuperar e se alongar e retomar a concentração.

6. Evite distrações

Você já deve ter percebido que foco é um tema recorrente aqui neste artigo. Afinal, a falta dele é um dos principais inimigos da boa gestão de tempo.

Por isso, evite ao máximo se distrair das suas tarefas no tempo que reservou para realizá-las. Isso significa achar estratégias para evitar ficar checando redes sociais, mensagens no WhatsApp e emails o tempo todo.

Reserve períodos de tempo específicos no seu dia para essas interações e evite fazer mil coisas ao mesmo tempo. Isso certamente irá aumentar sua produtividade.

7. Use softwares de gerenciamento de tempo

Há uma série de sites, ferramentas e softwares que podem ajudar você a gerenciar o seu tempo. Uma das melhores é o Trello, um programa free de gerenciamento de projetos que se baseia no paradigma Kanban.

Conclusão

Por fim uma boa gestão do tempo é difícil por uma série de motivos, que vão desde a alta produtividade que é esperada de nós até a grande quantidade de distrações que possam existir no seu dia a dia.

Isso tudo fica ainda mais complicado se pensarmos que as soluções de gerenciamento de tempo vão funcionar de maneiras diferentes para pessoas distintas. Por isso, é importante que você conheça bem as suas principais armadilhas e encontre maneiras de fugir delas.

E Boa Sorte em seus projetos!

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